Guia completa de facturación electrónica B2B en España: claves de la Ley Crea y Crece, Veri*factu y FacturaE

La digitalización fiscal en España avanza a pasos agigantados. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica B2B se convertirá en un requisito indispensable para empresas y autónomos. 

Pero, ¿conoces realmente las diferencias entre los conceptos clave que marcan esta nueva era? ¿Sabes qué es Verifactu, para qué sirve el formato Facturae o cómo afectan estas obligaciones a tu negocio?

En un ecosistema donde la AEAT y las exigencias de Hacienda definen las reglas del juego, es fundamental dominar la terminología para evitar errores y cumplir con la normativa.

Este artículo detalla las diferencias entre los conceptos clave: Veri*factu, formato Facturae, certificado digital, firma digital y las implicaciones fiscales a las relaciones B2B.

 

Inicio de la obligatoriedad de la facturación electrónica

¿Cuándo empieza la facturación electrónica?

La ley 18/2022, de 28 de septiembre (Ley “Crea y Crece”) establece la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en operaciones B2B entre empresas y autónomos, suprimiendo el papel en estas relaciones.

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprueba el reglamento técnico (VeriFactu) que regula los sistemas informáticos de facturación: todos los obligados tributarios definidos en su artículo 3.1 (empresas y profesionales).

*La normativa exige que todos los contribuyentes (empresarios y profesionales obligados) adopten un sistema de emisión de facturas conforme al nuevo reglamento, pero no obliga emplear Veri*Factu.

El Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, amplía los plazos de cumplimiento: Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (art. 3.1.a) disponen hasta el 1 de enero de 2026. El resto de obligados tributarios cuentan con plazo hasta el 1 de julio de 2026 para adaptar sus sistemas.

Contribuyentes	Fecha límite
Impuesto sobre Sociedades	1 de enero de 2026
Otros obligados tributarios	1 de julio de 2026

 

El segundo semestre de 2025 es el período de transición recomendado para coordinar con el proveedor de software de facturación y asegurar el cumplimiento.

 

¿Se pueden seguir haciendo facturas en Excel?

¿Ya no podré hacer facturas en excel?

No. La normativa exige que las facturas conserven integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Las plantillas en Excel o el papel ya no serán válidos: será obligatorio usar software homologado.

 

¿Qué es un certificado de seguridad?

¿Para que sirve un certificado de seguridad?

Un certificado de seguridad es una credencial digital que sirve para verificar la identidad de una persona, una empresa o un servidor web. Funciona como un documento de identidad en el mundo digital, garantizando la autenticidad, la integridad y la confidencialidad de la información en las transacciones electrónicas.

Técnicamente, un certificado de seguridad es un archivo de datos que contiene:

• La clave pública de la entidad a la que pertenece.

• Información sobre la entidad (nombre, organización, etc.).

• La fecha de validez del certificado.

• La firma digital de una Autoridad de Certificación (AC) que verifica la autenticidad del certificado.

El término "certificado de seguridad" es un concepto más amplio y general, mientras que "certificado digital" se refiere a la aplicación más común y específica de esa tecnología para identificar a personas y empresas.

Detalles de cada uno

• Certificado de Seguridad (concepto general): Es cualquier credencial digital que se utiliza para garantizar la seguridad de las comunicaciones en Internet. El ejemplo más común es el certificado SSL/TLS que se usa en los servidores web (los que hacen que la URL comience con https://). Su función principal es cifrar la conexión entre tu navegador y el servidor para que la información (como contraseñas o datos de tarjetas de crédito) viaje de forma segura y privada.

• Certificado Digital (aplicación específica): Es un certificado de seguridad que se utiliza para identificar a una persona o una empresa. Su función principal no es solo asegurar la conexión, sino probar la identidad del titular y permitirle firmar documentos de forma electrónica. Este es el tipo de certificado que se usa para realizar trámites con la Administración Pública, firmar contratos y acceder a servicios online de forma segura.

 

¿Cuál es la diferencia entre certificado digital, firma digital y firma electrónica?

Es muy común confundir estos tres términos porque están estrechamente relacionados, pero en realidad describen diferentes componentes del proceso de validación de documentos digitales.

Para entender la diferencia, lo mejor es verlos como un conjunto: el certificado digital es la herramienta, la firma digitales el proceso técnico, y la firma electrónica es el concepto legal que engloba a los demás.

Certificado digital

Es un documento digital que te identifica en Internet. Es como tu carné de identidad, pero en formato de archivo. Contiene tu información personal (o de tu empresa) y, lo más importante, tu clave pública y tu clave privada. La clave privada es secreta y solo la tienes tú (o tu software), mientras que la clave pública es accesible a cualquiera y se usa para verificar las firmas que creas.

Un certificado digital es emitido por una Autoridad de Certificación (como la FNMT en España), una entidad de confianza que valida tu identidad y garantiza que el certificado es auténtico.

Un certificado digital es un tipo específico de certificado de seguridad.

Firma digital

La firma digital es el proceso técnico que utiliza la criptografía para asegurar un documento. Cuando firmas digitalmente un archivo, tu software hace dos cosas:

• Crea una huella única: Genera un "resumen" o hash del documento. Esta huella es única para ese contenido, y si se cambia un solo carácter del documento, la huella cambiará por completo.
• Cifra la huella: Utiliza tu clave privada (contenida en tu certificado digital) para cifrar esa huella. El resultado de este cifrado es lo que se conoce como firma digital.

Esta firma digital se adjunta al documento. Cualquier persona puede usar tu clave pública para descifrar esa firma y comprobar que la huella coincide con el documento original. Si coinciden, significa que:

• Autenticidad: El documento fue firmado por el propietario de la clave privada.
• Integridad: El documento no ha sido alterado desde que se firmó.

Firma electrónica

La firma electrónica es el concepto legal y jurídico que engloba todos los métodos para firmar documentos digitales. Es cualquier conjunto de datos en formato electrónico que se asocia lógicamente a otros datos electrónicos y que se utiliza para firmar.

La normativa europea (Reglamento eIDAS (UE) 910/2014) distingue tres tipos de firmas electrónicas según su nivel de seguridad y validez legal:

• Firma Electrónica Simple: El nivel más básico. Por ejemplo, marcar una casilla de "Acepto" o escribir tu nombre al final de un correo electrónico. Aunque es un medio de identificación, no tiene las mismas garantías de seguridad que las otras.
• Firma Electrónica Avanzada: Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior en el documento. La firma digital es un tipo de firma electrónica avanzada.
• Firma Electrónica Cualificada: Es el nivel más alto. Es una firma electrónica avanzada que se genera con un dispositivo seguro de creación de firma y se basa en un certificado cualificado. Legalmente, tiene el mismo valor que una firma manuscrita.

Resumen rápido

Término	¿Qué es?	Función
Certificado Digital	Una herramienta (archivo digital).	Identifica a una persona o empresa y contiene las claves.
Firma Digital	El proceso técnico de cifrado.	Asegura el documento, garantizando su autenticidad e integridad.
Firma Electrónica	El concepto legal más amplio.	Da validez a un documento digital, y puede tener diferentes niveles de seguridad.

 

Diferencia entre Certificado de Representante y Certificado de Sello Digital

 

Un certificado de representante es una credencial digital que vincula a una persona física (el representante) con una persona jurídica o entidad (la empresa a la que representa). Permite que el individuo realice trámites y actuaciones en nombre de la empresa ante las Administraciones Públicas y otras entidades, con la misma validez legal que si la propia empresa estuviera firmando.

Para un autónomo en España, el tipo de certificado digital más común y universalmente aceptado para sus gestiones con la Administración Pública es el Certificado de Persona Física.

Aunque un autónomo sea un profesional que ejerce una actividad económica, fiscalmente se considera una persona física. Por lo tanto, el certificado que necesita es el que lo identifica como ciudadano y le permite realizar trámites personales y, a la vez, los que corresponden a su actividad económica.

Subir el certificado digital directamente en una plataforma SaaS en nube tiene riegos. La principal preocupación es que la plataforma o, en caso de una brecha de seguridad, un tercero, pueda utilizar tu certificado para fines no autorizados. Esto podría incluir:

• Firmar documentos en tu nombre: Podrían firmar contratos, requerimientos o cualquier otro documento legal que comprometa a tu empresa.

• Acceder a información confidencial: Usar el certificado para entrar en la Sede Electrónica de la AEAT u otros organismos públicos y acceder a tus datos fiscales, declaraciones, notificaciones o información de tus clientes.

• Realizar gestiones fiscales sin tu consentimiento: Podrían presentar declaraciones de impuestos fraudulentas, solicitar aplazamientos o realizar cambios en los datos de la empresa.

Lo recomendable es que el acceso al certificado digital sea restricto solamente a las personas que realmente tengan que emplearlo. Aquí es donde entra la figura del certificado de sello digital.

Un certificado de sello digital es una credencial digital que se utiliza para identificar a una persona jurídica (una empresa) en el entorno digital. Su función principal no es que un individuo actúe en nombre de la empresa, sino que la propia empresa pueda automatizar y validar la firma de sus documentos y comunicaciones electrónicas.

Es el equivalente digital del sello de empresa tradicional en papel, pero con la capacidad de garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos de forma masiva y programable.

Usos y Características Clave

• Identidad de la empresa: El certificado de sello digital se emite a nombre de la empresa y contiene su información fiscal (NIF, razón social).

• Firma automatizada: Está diseñado para ser instalado en servidores o aplicaciones de software (como un sistema ERP o un programa de facturación). Permite que el software firme documentos de manera automática, sin la intervención manual de una persona en cada operación.

• Finalidad específica: Generalmente, se utiliza para:

  • Firmar facturas electrónicas (como las FacturaE).

  • Sellar documentos internos de forma electrónica.

  • Autenticar comunicaciones entre servidores.

• Responsabilidad: La responsabilidad del uso del certificado recae sobre la empresa, no sobre un individuo en particular. Si el certificado se utiliza de forma incorrecta, la empresa es la responsable legal.

La distinción con el certificado de representante es fundamental:

Característica	Certificado de Sello Digital	Certificado de Representante
Identidad que representa	La persona jurídica (la empresa)	La persona física (el administrador) que actúa en nombre de la empresa
Uso principal	Para automatizar procesos de firma en servidores	Para realizar gestiones manuales en sedes electrónicas
Responsabilidad legal	Sobre la empresa	Sobre la persona física titular
Equivalente en papel	El sello de la empresa	El poder notarial para un individuo

 

Aunque ambos son tipos de certificados de seguridad (el de representante y el sello digital) que se utilizan para representar a una empresa, tienen propósitos y aplicaciones distintas, especialmente en el ámbito de la Agencia Tributaria (AEAT) y la facturación electrónica.

Característica	Certificado de Representante	Certificado de Sello Digital
Finalidad principal	Actuar en nombre de la empresa ante las Administraciones Públicas.	Firmar y sellar documentos y transacciones de forma automatizada.
Titularidad	Siempre está asociado a una persona física (el representante legal o apoderado) que actúa en nombre de la empresa.	Está asociado a la persona jurídica (la empresa) y no a un individuo concreto.
Uso común	Presentar declaraciones de impuestos, firmar documentos oficiales, realizar trámites en la sede electrónica de la AEAT, la Seguridad Social, etc. Es ideal para gestiones manuales o que requieren la intervención de una persona.	Firmar facturas electrónicas de forma masiva (por ejemplo, en formato FacturaE), sellar documentos internos, automatizar procesos de firma en un servidor o aplicación.
Nivel de responsabilidad	La responsabilidad recae directamente sobre la persona física que utiliza el certificado para realizar la gestión.	La responsabilidad recae sobre la empresa, ya que el certificado representa a la entidad en su conjunto.
Ejemplo de uso	El gestor de una empresa utiliza su certificado de representante para presentar el modelo 303 de IVA en la web de la AEAT.	El software de facturación de una empresa utiliza el certificado de sello digital para firmar automáticamente 500 facturas electrónicas al día.

¿Para qué sirve el certificado de sello digital en la facturación electrónica?

¿Qué es Verifactu?

Veri*factu es un sistema de facturación "verificable" regulado por el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo principal es asegurar la integridad, inalterabilidad, trazabilidad y legibilidad de los registros de facturación, y permitir su comunicación en tiempo real con la Agencia Tributaria (AEAT) para prevenir el fraude fiscal.

Desde un punto de vista técnico, Veri*factu define las especificaciones que debe cumplir el software de facturación para ser considerado "verificable". Esto implica una serie de requisitos que deben ser implementados a nivel de sistema.

Características y requisitos técnicos clave

1. Generación de Registros de Facturación:

   • Al emitir una factura, el software debe generar un registro informático de alta que contenga todos los datos clave (emisor, receptor, fecha, número de factura, importes, impuestos, etc.). Este registro no es la factura en sí misma, sino el conjunto de datos que la representan.

   • Para facturas rectificativas o de anulación, se deben generar registros específicos que enlacen con el registro original.

2. Firma y Trazabilidad (Hash y Cadena de Hash):

   • Este es uno de los aspectos más importantes. Para garantizar la inalterabilidad, el software debe aplicar una huella o hash criptográfico a cada registro de facturación generado.

   • Además, el hash del registro actual debe incluir el hash del registro anterior. Esto crea una cadena de hashes(o blockchain simplificado) que asegura que si se altera un registro, el hash de todos los registros posteriores no coincidirá, permitiendo detectar la manipulación.

   • A diferencia de FacturaE, la firma digital con certificado del emisor no es obligatoria para la comunicación con la AEAT, ya que la trazabilidad y la integridad se garantizan con la cadena de hashes y la validación de la AEAT. Sin embargo, el software sí debe ser capaz de utilizar un certificado electrónico para la comunicación segura.

3. Registro de Eventos:

   • El software Veri*factu debe registrar una serie de eventos inalterables en un log de sistema. Estos eventos pueden incluir: el inicio o apagado del programa, modificaciones en la configuración, errores en la comunicación con la AEAT, etc.

   • Este registro de eventos es crucial para la auditoría y la trazabilidad de la actividad del software, incluso si no se comunica en tiempo real con Hacienda.

4. Capacidad de Comunicación con la AEAT:

   • Un software Veri*factu debe tener la funcionalidad integrada para enviar los registros de facturación a la AEAT de forma segura y automática.

   • La comunicación se realiza a través de servicios web o una API específica, en formato XML.

   • Aunque el envío en tiempo real es una opción (llamada sistema de emisión de facturas verificables o Veri*factu puro), el reglamento permite que el software simplemente tenga la capacidad de realizarlo cuando sea solicitado por la AEAT. Sin embargo, la opción de envío en tiempo real es la más recomendable para las empresas.

5. Generación del Código QR:

   • Una vez que el registro de la factura ha sido generado y, opcionalmente, enviado a la AEAT, el software debe generar un código QR que contenga información clave de la factura.

   • Este código QR debe ser visible en la representación visual de la factura (ej. en el PDF). Al escanearlo, un tercero (el cliente o un inspector) puede verificar los datos de la factura con los que obran en poder de la AEAT. El código QR es la "firma" que devuelve la AEAT, lo que diferencia este sistema de la firma del emisor en FacturaE.

• En resumen, Veri*factu es un sistema dinámico que controla todo el ciclo de vida de la factura, desde su generación hasta su comunicación con la AEAT. Para los equipos de sistemas, la implementación de Veri*factu es un desafío más profundo, ya que implica redefinir la arquitectura del software de facturación para garantizar la inalterabilidad de los datos y su capacidad de comunicación en tiempo real.

 

¿Qué es FacturaE?

FacturaE es un formato XML estructurado, definido por la AEAT, que se utiliza para la facturación electrónica con las administraciones públicas en España.

FacturaE no es una simple factura digital, es un estándar XML de factura electrónica, desarrollado y regulado por el Gobierno de España, que se utiliza obligatoriamente para la facturación a las Administraciones Públicas (AAPP). Su propósito es estandarizar y automatizar el intercambio de documentos fiscales, garantizando la interoperabilidad entre los sistemas de los emisores (proveedores) y los de los receptores (AAPP).

Estructura y especificaciones técnicas

FacturaE es un esquema XML (eXtensible Markup Language). Su estructura se define a través de un archivo XSD (XML Schema Definition). Este XSD no solo define la sintaxis (los nombres de las etiquetas), sino también las reglas semánticas y de contenido:

• Jerarquía de elementos: El documento XML tiene una estructura jerárquica con un nodo raíz <fe:Facturae> y sub-nodos que representan diferentes secciones de la factura (cabecera, partes, ítems, totales, etc.).

• Tipos de datos: El XSD define los tipos de datos esperados para cada campo (ej. xs:string, xs:decimal, xs:date), así como sus restricciones (longitud máxima, valores permitidos).

• Campos obligatorios y opcionales: El esquema especifica qué campos son obligatorios (minOccurs="1") y cuáles son opcionales (minOccurs="0"). Ejemplos de campos obligatorios son el NIF del emisor y receptor, el número de factura o la fecha de expedición.

• Firmas digitales: FacturaE incorpora una firma electrónica basada en el estándar XML Signature (W3C). Esta firma no es un elemento externo, sino que está embebida dentro del propio documento XML. Utiliza algoritmos de criptografía asimétrica (ej. RSA) para garantizar:

  • Autenticidad: La identidad del emisor (firmante) se verifica a través de su certificado digital (Sello de Empresa).

  • Integridad: Cualquier modificación del contenido del XML invalida la firma, detectando alteraciones en el documento.

Versiones del estándar

A lo largo del tiempo, el estándar ha evolucionado para adaptarse a las necesidades fiscales. Las versiones más relevantes son:

• Versión 3.2.1: Ha sido la más extendida y se ha utilizado ampliamente para la facturación a las AAPP.

• Versión 3.2.2: Incluye mejoras y ajustes, como la posibilidad de especificar la factura a la que se asocia una rectificativa o de declarar una exención del IVA de forma más detallada. Es la versión actualmente recomendada.

Para la implementación, es crucial conocer la versión de FacturaE que requiere el cliente (la Administración Pública) y asegurarse de que el software genera la estructura XML correcta según el XSD de esa versión.

Consideraciones para el desarrollo

• Librerías de código abierto: Para el proceso de firma y validación, existen numerosas librerías en diferentes lenguajes de programación.

• Mapeo de datos: Uno de los mayores desafíos es el mapeo de los datos internos de tu sistema al estándar de FacturaE, que puede tener campos muy específicos.

• Mantenimiento: El estándar puede cambiar. Un buen sistema debe ser modular para poder adaptarse a nuevas versiones de FacturaE con un mínimo esfuerzo.

 

Diferencias clave entre Verifactu y FacturaE 

Característica	FacturaE	Veri*factu
Naturaleza	Estándar de formato XML para el documento.	Sistema de trazabilidad y comunicación online.
Firma principal	Firma digital XML (XML Signature) del emisor embebida en el documento.	Cadena de hashes y código QR de validación de la AEAT.
Comunicaciones	El emisor envía un archivo XML firmado al receptor (ej. FACe).	El software del emisor envía datos de la factura a un servicio web de la AEAT.
Ámbito	Obligatorio para facturar a Administraciones Públicas.	Obligatorio para todos los softwares de facturación en España (para B2B y B2C).
Implementación	Mapeo de datos a un esquema XML y aplicación de una firma.	Implementación de una lógica de generación de registros, hashing, cadena de hashes y un módulo de comunicación con la AEAT.

 

¿Qué es FACe?

FACe es el acrónimo de Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.

En términos sencillos, FACe es el portal web oficial del Gobierno de España que funciona como una "ventanilla única" o "buzón centralizado" para que los proveedores envíen sus facturas electrónicas a todas las Administraciones Públicas (AAPP) adheridas al sistema.

Fue creado para estandarizar y simplificar la facturación con el sector público, sustituyendo el envío de facturas en papel y garantizando la trazabilidad y la seguridad del proceso.

¿Cómo se emplea FACe?

El uso de la plataforma FACe requiere una serie de pasos que deben ser seguidos rigurosamente.

1. Generación de la factura en formato FacturaE: FACe solo acepta facturas electrónicas en el formato oficial FacturaE (un archivo XML). Es crucial que la factura cumpla con el estándar, incluyendo campos obligatorios como los códigos DIR3 (código de la oficina contable, del órgano gestor y de la unidad tramitadora) de la Administración Pública destinataria.

2. Firma digital de la factura: El archivo FacturaE debe ser firmado con un certificado digital cualificado. Esto garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido de la factura. Los certificados válidos para este fin son el de persona física (para autónomos), el de representante (para sociedades) o el de sello digital.

3. Remisión de la factura a través de la plataforma: El envío se puede realizar de dos maneras:

   • Remisión manual: Accediendo al portal web de FACe y subiendo el archivo FacturaE firmado. Para identificarse, el usuario debe usar su certificado digital, Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente.

   • Remisión automática: Mediante un software de gestión (ERP o sistema de facturación) que esté integrado con la plataforma FACe a través de un servicio web. Esta opción es ideal para empresas con un alto volumen de facturas.

4. Seguimiento del estado: Una vez subida la factura, FACe le asigna un número de registro que sirve como justificante de presentación. El proveedor puede utilizar este número para consultar en la propia plataforma el estado de la factura (registrada, recibida por el órgano gestor, contabilizada, pagada, rechazada, etc.).

FACe y la Ley Crea y Crece

Es importante entender que FACe fue diseñado para la facturación entre empresas y Administraciones Públicas. Sin embargo, la reciente Ley Crea y Crece extiende la obligatoriedad de la factura electrónica a todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos (B2B).

• Para las transacciones B2B, se ha creado una plataforma diferente, FACeB2B, que funciona como un punto de intercambio de facturas entre privados, aunque con ciertas diferencias clave (por ejemplo, admite otros formatos además de FacturaE y no tiene la opción de subir un archivo manualmente, requiriendo un proveedor de servicios de facturación).

Está pensado para operaciones entre empresas privadas, como una plataforma de distribución de facturas electrónicas entre empresas. A diferencia de FACe, que es la ventanilla para facturar a la Administración Pública, FACeB2B se utiliza para las relaciones comerciales entre empresas privadas.

Su objetivo inicial, establecido por la Ley de Contratos del Sector Público, era gestionar la facturación entre contratistas principales y subcontratistas en contratos con la Administración. Sin embargo, su relevancia ha crecido enormemente con la Ley Crea y Crece.

No será obligatorio usar FACeB2B, pero sí será obligatorio que tu sistema de facturación esté interconectado con la plataforma pública.

Esta es una de las mayores confusiones que ha generado la Ley Crea y Crece. La ley no te obliga a usar una plataforma específica, sino a estar conectado a una red que garantice que todas las facturas electrónicas B2B se envían y se reciben correctamente.

FACeB2B es la solución pública y gratuita que el Gobierno de España ha habilitado para cumplir con este requisito. Sin embargo, no es la única opción. Posiblemente tendrá menos funcionalidades, su interfaz podría ser más básica y puede que no se integre con tu software de contabilidad o de gestión (ERP). Se espera que sea la opción por defecto para autónomos y pequeñas empresas que no necesiten una gestión de facturación compleja.

 

¿Mi asesor contable o fiscal podría proporcionarme un software que cumpla con la normativa?

Eso es una tendencia muy clara en el sector de las asesorías contables y fiscales en España. De hecho, muchas de ellas ya están adaptando su modelo de negocio para proporcionar a sus clientes soluciones de software de facturación que sean compatibles con la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica y el futuro sistema Veri*factu.

No se trata solo de una posibilidad, sino de una estrategia que beneficia tanto a la asesoría como a sus clientes. Es una evolución lógica del negocio de las asesorías para adaptarse a la digitalización y a las nuevas exigencias legales. Ofrecer software de facturación se está convirtiendo en un servicio de valor añadido fundamental que fortalece la relación con el cliente y mejora la eficiencia interna.

 

 

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